Festpreis oder nach Aufwand? Abrechnungsmodelle erklärt

Bei der Beauftragung einer Agentur stellt sich früh die Frage nach dem Abrechnungsmodell: Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand (Time & Material)? Beide sind fair – aber in unterschiedlichen Situationen. Die falsche Wahl führt zu Streit, Puffer-Aufschlägen oder ausufernden Kosten. Dieser Guide erklärt beide Modelle, ihre Stärken und Schwächen, ihre rechtliche Einordnung und wann welches passt. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Festpreis

Beim Festpreis wird der gesamte Leistungsumfang vorab definiert und zu einem fixen Preis vereinbart. Das gibt Planungssicherheit, funktioniert aber nur, wenn die Anforderungen von Anfang an klar sind. Die Agentur kalkuliert das Risiko ein, weshalb Festpreise meist einen Puffer enthalten. Änderungen während des Projekts laufen über kostenpflichtige Change Requests – was bei unklarem Scope schnell teuer und konfliktträchtig wird.

• Vorteile: hohe Planungssicherheit, festes Budget, klare Verantwortung der Agentur für das vereinbarte Ergebnis.
• Nachteile: Risikopuffer im Preis, wenig Flexibilität, jede Änderung kostet extra, verlangt ein vollständiges Konzept vorab.

Ideal für: klar umrissene Projekte mit stabilen Anforderungen – etwa eine Unternehmenswebsite mit definiertem Seitenumfang oder eine abgegrenzte Erweiterung.

Nach Aufwand (Time & Material)

Hier wird die tatsächlich geleistete Arbeit nach vereinbarten Sätzen abgerechnet. Das ist flexibel, ermöglicht Anpassungen im Verlauf und ist oft günstiger, weil kein Risikopuffer nötig ist. Der vereinbarte Satz ist damit die entscheidende Stellschraube – laut dem Freelancer-Kompass 2025 liegt er in der Software- und Webentwicklung bei rund 90 €/h (Orientierung). Voraussetzung sind Vertrauen und transparente Dokumentation des Aufwands – idealerweise mit einem vereinbarten Budget-Limit, ab dem neu abgestimmt wird.

• Vorteile: hohe Flexibilität, kein Risikopuffer, Anforderungen dürfen sich entwickeln, schneller Start ohne vollständiges Lastenheft.
• Nachteile: geringere Kostensicherheit, setzt Vertrauen und Transparenz voraus, erfordert eine engere Begleitung des Projekts durch Sie.

Ideal für: offene, agile oder explorative Projekte, bei denen sich Anforderungen entwickeln – etwa ein App-MVP, das anhand von Nutzerfeedback iterativ wächst.

Die rechtliche Seite: Werkvertrag oder Dienstvertrag

Die beiden Abrechnungsmodelle entsprechen oft – aber nicht zwingend – zwei Vertragstypen des BGB. Der Unterschied ist wichtig, weil er bestimmt, was die Agentur eigentlich schuldet.

• Festpreis ähnelt dem Werkvertrag (§ 631 BGB): Geschuldet ist ein Erfolg – ein fertiges, mangelfreies Ergebnis. Die Agentur trägt das Risiko, bis dieses Ergebnis abgenommen ist.
• Abrechnung nach Aufwand ähnelt dem Dienstvertrag (§ 611 BGB): Geschuldet ist das Tätigwerden, nicht ein bestimmtes Ergebnis. Bezahlt wird die geleistete Arbeit.

Beim Werkvertrag spielt die Abnahme eine zentrale Rolle (§ 640 BGB): Mit ihr bestätigen Sie, dass das Werk im Wesentlichen vertragsgemäß ist. Sie löst wichtige Folgen aus – etwa die Fälligkeit der Vergütung und den Beginn der Gewährleistungsfrist. Regeln Sie deshalb klar, wie und anhand welcher Kriterien abgenommen wird. Welche Vertragsform für Ihr Projekt passt, vertieft der Guide Werkvertrag oder Dienstvertrag? Die Zuordnung Festpreis/Werkvertrag ist dabei eine praktische Faustregel, keine zwingende juristische Gleichsetzung.

Der Vergleich

Kriterium	Festpreis	Nach Aufwand
Planungssicherheit	hoch	geringer
Flexibilität	gering	hoch
Risiko-Puffer im Preis	ja	nein
Umgang mit Änderungen	Change Requests (extra)	laufend möglich
Voraussetzung	klare Anforderungen	Vertrauen, Transparenz
Aufwand für Sie	hoch am Anfang (Konzept)	laufend (Begleitung)
Wer trägt das Risiko?	eher die Agentur	eher der Auftraggeber
Rechtliche Nähe	Werkvertrag (§ 631 BGB)	Dienstvertrag (§ 611 BGB)

Was ein Change Request ist – und wie er Streit auslöst

Der häufigste Konfliktpunkt beim Festpreis ist die Frage, was noch zum vereinbarten Umfang gehört und was schon eine kostenpflichtige Änderung (Change Request) ist. Ein Beispiel: Vereinbart war ein Kontaktformular mit fünf Feldern. Mitten im Projekt wünschen Sie zusätzlich eine Datei-Upload-Funktion und eine automatische Weiterleitung an drei Abteilungen. Aus Sicht der Agentur ist das neue Arbeit, die im Festpreis nicht enthalten war – zu Recht. Solche Situationen sind normal; problematisch werden sie nur, wenn vorher unklar war, was der Festpreis überhaupt abdeckt. Deshalb gilt: Je genauer der Leistungsumfang beim Festpreis beschrieben ist, desto weniger Reibung entsteht bei Änderungen. Halten Sie schriftlich fest, was enthalten ist, und vereinbaren Sie einen klaren Ablauf, wie neue Wünsche bewertet, bepreist und freigegeben werden – am besten, bevor sie umgesetzt werden.

Ein kleines Rechenbeispiel

Angenommen, ein überschaubares Vorhaben ist auf rund 200 Stunden geschätzt. Beim Modell nach Aufwand zahlen Sie die tatsächlich geleisteten Stunden zum vereinbarten Satz – fällt der Aufwand am Ende niedriger aus, zahlen Sie weniger; wird es mehr, steigen die Kosten (deshalb das Budget-Limit). Beim Festpreis nennt die Agentur eine feste Summe, in der ein Risikopuffer für Unwägbarkeiten steckt – dafür wissen Sie den Endbetrag vorab. Läuft alles glatt, ist der Festpreis rechnerisch etwas teurer (der Puffer); läuft es schwieriger als gedacht, trägt die Agentur das Mehr. Sie bezahlen beim Festpreis also im Kern eine Versicherungsprämie für Planungssicherheit. Als Orientierung für den Satz dienen die oben genannten Marktwerte – die konkreten Zahlen im Beispiel sind bewusst nur illustrativ.

Welches Modell passt zu welchem Projekt?

Als Orientierung, wann welches Modell die bessere Wahl ist:

• Anforderungen klar und stabil (z. B. Relaunch mit fertigem Konzept): Festpreis.
• Anforderungen offen oder explorativ (z. B. neues Produkt, unklarer Funktionsumfang): nach Aufwand.
• Kleines, klar abgegrenztes Paket: Festpreis schafft Planbarkeit ohne großen Verwaltungsaufwand.
• Langfristige Weiterentwicklung: nach Aufwand, idealerweise mit monatlichem Budgetrahmen.
• Sie können das Projekt nur wenig begleiten: Festpreis verlagert mehr Verantwortung zur Agentur.

Das bewährte Zwei-Stufen-Modell

In der Praxis kombinieren viele beides: Zuerst ein Festpreis für Konzept und Prototyp/MVP, bei dem Umfang und Machbarkeit klar werden. Anschließend die Weiterentwicklung nach Aufwand, wenn Vertrauen aufgebaut ist und sich die Anforderungen im Detail zeigen. So verbinden Sie anfängliche Planungssicherheit mit späterer Flexibilität – und vermeiden es, ein noch unklares Projekt in einen starren Festpreis zu zwingen.

Ein typischer Ablauf sieht so aus:

1. Discovery/Konzept zum Festpreis: Ziele, Umfang und grobe Architektur werden geklärt – das Ergebnis ist ein belastbares Konzept.
2. MVP zum Festpreis: die wichtigsten Funktionen werden umgesetzt, weil der Umfang nun klar genug ist.
3. Weiterentwicklung nach Aufwand: auf Basis echten Nutzerfeedbacks, mit monatlichem Budgetrahmen und regelmäßigen Aufwandsberichten.

Die häufigsten Missverständnisse

Rund um die beiden Modelle halten sich einige Irrtümer, die zu Fehlentscheidungen führen:

• „Festpreis ist immer sicherer." – Nur bei klarem Umfang. Bei unklaren Anforderungen erzeugt der Festpreis Scheinsicherheit, weil jede Änderung zum Streit über Change Requests wird.
• „Nach Aufwand wird immer teurer." – Nicht zwingend. Weil der Risikopuffer entfällt, kann das Modell bei diszipliniertem Umgang und gutem Budget-Management günstiger sein.
• „Bei Time & Material habe ich keine Kontrolle." – Doch, über Budget-Limits, Etappenziele und regelmäßige Aufwandsberichte behalten Sie die Steuerung in der Hand.
• „Der Vertragstyp ist Nebensache." – Er bestimmt, ob ein Ergebnis oder nur das Tätigwerden geschuldet ist – ein zentraler Unterschied für Ihre Absicherung.

Wer diese Punkte kennt, wählt das Modell bewusst statt nach Gefühl – und vermeidet die typischen Reibungsverluste.

Worauf Sie im Vertrag achten sollten

Unabhängig vom Modell entscheidet der Vertrag über eine faire Zusammenarbeit. Achten Sie auf:

• Klarer Leistungsumfang: Was ist beim Festpreis genau enthalten – und was gilt als Change Request?
• Aufwandstransparenz: Bei Time & Material regelmäßige, nachvollziehbare Aufwandsberichte.
• Budget-Limit: eine Schwelle, ab der neu abgestimmt wird, bevor Kosten unbemerkt steigen.
• Eigentum: Quellcode, Zugänge und Dokumentation gehören Ihnen – in beiden Modellen.
• Abnahme und Gewährleistung: Wie werden Ergebnisse geprüft und Mängel behoben? Gerade beim Werkvertrag ist die Abnahme (§ 640 BGB) rechtlich bedeutsam.

Empfehlung

Sind die Anforderungen klar und stabil, ist ein Festpreis sinnvoll. Ist der Umfang offen, ist Abrechnung nach Aufwand meist fairer – achten Sie dann auf transparente Aufwandsberichte und ein vereinbartes Budget-Limit. Als Orientierung für die Sätze: Der Median-IT-Stundensatz liegt bei etwa 95 €/h in einer Spanne von 80–120 €/h; Agentursätze liegen wegen Team und Qualitätssicherung oft bei 100–150 €/h. Mehr dazu im Guide zu Stundensätzen für Softwareentwicklung. Welche Fragen Sie der Agentur sonst noch stellen sollten, fasst Die richtige Agentur auswählen zusammen.

Häufige Fragen

Ist ein Festpreis wirklich fix?

Nur für den vorab vereinbarten Leistungsumfang. Ändern sich Anforderungen, laufen diese über kostenpflichtige Change Requests. Deshalb ist ein Festpreis nur so verlässlich wie das Konzept, das ihm zugrunde liegt – ein unklarer Scope führt fast zwangsläufig zu Nachträgen.

Wie schütze ich mich bei Abrechnung nach Aufwand vor Kostenexplosion?

Vereinbaren Sie ein Budget-Limit, ab dem neu abgestimmt wird, sowie regelmäßige und nachvollziehbare Aufwandsberichte. So behalten Sie die Kontrolle, ohne die Flexibilität des Modells aufzugeben. Auch Etappenziele mit Zwischenbudgets helfen.

Warum ist ein Festpreis oft teurer als gedacht?

Weil die Agentur das Risiko unklarer oder wechselnder Anforderungen einpreisen muss. Dieser Puffer fällt weg, wenn Sie nach Aufwand abrechnen – dafür tragen Sie dann selbst mehr Kostenrisiko. Beide Modelle verteilen dasselbe Risiko nur unterschiedlich.

Was bedeutet die Abnahme rechtlich?

Bei einem Werkvertrag bestätigen Sie mit der Abnahme (§ 640 BGB), dass das Werk im Wesentlichen vertragsgemäß ist. Das löst wichtige Folgen aus – unter anderem die Fälligkeit der Vergütung und den Beginn der Gewährleistungsfrist. Prüfen Sie das Ergebnis daher sorgfältig und dokumentieren Sie erkannte Mängel, bevor Sie abnehmen. Für den Einzelfall ist rechtliche Beratung sinnvoll.

Wie hoch ist ein üblicher Stundensatz?

Als grobe Orientierung nennt der Freelancer-Kompass 2025 für Software- und Webentwicklung rund 90 €/h; über alle IT-Spezialisierungen liegt der Median bei etwa 95 €/h (Spanne 80–120 €/h). Agentursätze können mit 100–150 €/h darüber liegen, weil Team, Projektmanagement und Qualitätssicherung enthalten sind. Verstehen Sie die Werte als Anhaltspunkt, nicht als Festzusage.

Kann ich beide Modelle in einem Projekt kombinieren?

Ja, das ist sogar häufig die beste Lösung: Festpreis für die klar planbare Anfangsphase (Konzept, MVP), danach Weiterentwicklung nach Aufwand. So haben Sie am Anfang Planungssicherheit und später die nötige Flexibilität.

Was passiert, wenn beim Festpreis das Ergebnis Mängel hat?

Beim Festpreis, der einem Werkvertrag ähnelt, schuldet die Agentur ein mangelfreies Ergebnis. Zeigen sich nach der Abnahme Mängel, greifen die Gewährleistungsrechte – die Agentur muss in der Regel nachbessern. Dokumentieren Sie erkannte Mängel deshalb bei der Prüfung sorgfältig und nehmen Sie erst ab, wenn das Ergebnis im Wesentlichen vertragsgemäß ist. Für die genaue rechtliche Ausgestaltung im Einzelfall ist anwaltliche Beratung ratsam. Wichtig ist zudem, dass Sie sich vor der Abnahme ausreichend Zeit zum Testen nehmen und die vereinbarten Funktionen der Reihe nach durchprüfen – eine übereilte Abnahme schwächt später Ihre Position bei Nachbesserungen.

Passende Agentur finden: Vergleichen Sie geprüfte Agenturen über die Kategorien-Übersicht – viele geben Stundensätze und Mindestbudget transparent an. Für die Grundsatzfrage Agentur oder Einzelperson hilft Agentur oder Freelancer?